المجموعة اللي عندها فروع تركّز مشترياتها لما تجمع القرار بمكان واحد: قائمة موردين وحدة، أسعار متفق عليها، قواعد واضحة مين يطلب، ونظرة وحدة على اللي طلبه كل فرع. فيه ثلاث طرق شائعة. مشتري مركزي يطلب لكل الفروع. أو الفروع تطلب من الموردين مباشرة بقواعد من الإدارة. أو الفروع تطلب من مطبخ مركزي، والمطبخ يشتري من الموردين. والمناسب لك يعتمد على كم تطبخ فروعك، ومين عنده الأرقام. هذا الدليل يشرح النماذج الثلاثة، وشلون نقارن بينها، والضوابط الخمسة اللي يحتاجها كل نموذج، وشلون تبدأ.
الخلاصة
فيه ثلاثة نماذج: مشتري مركزي، أو فروع تطلب مباشرة بقواعد مركزية، أو مطبخ مركزي في النص.
اختر النموذج لكل مجموعة منتجات: الطازج مباشر، والجاف مركزي، والأكل المجهّز من المطبخ.
خمس ضوابط تهم في كل نموذج: قائمة موردين وحدة، أسعار متفق عليها، أشخاص محددين يطلبون، استلام لكل فرع، ورؤية للصرف.
Purchase System مجاني لكل نشاط وفرع، وWady Central مدفوع للمجموعات اللي عندها طلبات فروع ومطبخ مركزي.
شنو النماذج الثلاثة للمشتريات المركزية؟
أغلب المجموعات في قطر تمشي على وحد منها، أو خليط.
مشتري مركزي. شخص أو فريق واحد يرسل كل طلبات الموردين لكل الفروع. والفروع تقول له شنو تحتاج.
الفروع تطلب مباشرة، بقواعد مركزية. كل فرع يرسل طلباته بنفسه، بس من قائمة الموردين المعتمدة، بالأسعار المتفق عليها، وناس محددين يطلبون.
مطبخ مركزي بالنص. الفروع تطلب من المطبخ المركزي. والمطبخ يجمع الطلب، ويشتري من الموردين، ويجهّز، ويرسل للفروع.
كل نموذج ينقل التحكم لمكان غير. والنموذج الصح هو اللي يكون فيه صاحب القرار عنده المعلومة.
متى يناسب المشتري المركزي؟
المشتري المركزي يناسب لما الفروع متشابهة والمنيو تقريباً واحد، فشخص واحد يقدر يشوف كل الطلب. يشوف الحجم الكلي، وعلاقات الموردين تبقى بيد وحدة.
نقطة الضعف هي رسائله. الفروع ترسل اللي تحتاجه، وغالباً بقروب واتساب لكل فرع، والمشتري يعيد كتابته بطلبات للموردين. مدير الفرع ينتظر. وإذا المشتري غايب، الطلب يوقف. النموذج هذا يشتغل لما الفروع ترسل طلبات مرتّبة، مب رسائل شات.
متى تطلب الفروع مباشرة بقواعد مركزية؟
خلّ الفرع يطلب مباشرة لما كل فرع يشغّل مطبخه ويعرف شنو يستهلك كل يوم. الخضار والفواكه والألبان والخبز مثال، لأن الاحتياج يتغير يومياً، والمشتري المركزي بس يبطّئ الفرع.
هني الإدارة تحط القواعد والفرع يطلب. والقواعد هي نفس الضوابط الخمسة تحت. الخطر هو الانحراف: فرع لقى مورد أرخص، وفرع ثاني باقي على سعر قديم، وما أحد يقدر يقارن. والحل قائمة موردين وحدة وأسعار وحدة، وكل فرع يطلب عليها.
متى تطلب الفروع من مطبخ مركزي؟
تطلب الفروع من مطبخ مركزي لما الأكل يتحضّر مركزياً: صوصات، تحضيرات، مخبوزات، أطباق مطبوخة. الفرع يطلب من مطبخه، فالمطبخ يشوف كل الطلب ويشتري المواد مرة وحدة بكمية أكبر.
هذا النموذج فيه أكثر حركة، وفيه إعادة الكتابة تأذي أكثر. واحد من مسؤولي المطابخ المركزية في قطر قال لنا بالحرف: "كل ليلة أحد يقعد ويكتب كل الطلبات". طلبات الفروع توصل ورق أو واتساب أو Excel، وتنكتب من جديد بورقة وحدة، وبعدين تنكتب مرة ثانية كتحويلات. وإذا تبي تعرف شنو المطبخ المركزي، اقرأ شنو المطبخ المركزي.
شلون نقارن بين النماذج الثلاثة؟
وكثير مجموعات تخلط بينها: المطبخ المركزي يشتري المواد الجافة، والفروع تطلب الطازج مباشرة. وهذا عادي. قرر لكل مجموعة منتجات، مب للشركة كلها. والصورة الأشمل في نظام مشتريات المطاعم.
شنو الضوابط اللي تهم في كل نموذج؟
خمس ضوابط تهم مهما كان النموذج. بدونها التركيز بس ينقل الفوضى من مكان لمكان. ونشرت وزارة الصحة العامة في قطر دليل ممارسات سلامة الغذاء لخدمات الأغذية، ويشمل متطلبات التتبع وسحب المنتجات. وحسب معايير الاستلام من ServSafe، وهو برنامج سلامة الغذاء التابع للجمعية الوطنية للمطاعم الأمريكية، افحص الحرارة بميزان وقت الاستلام، واقبل الطعام البارد عند 5 درجات مئوية أو أقل.
قائمة موردين وحدة. كل الفروع تطلب من نفس القائمة. والمورد الجديد ينضاف مرة وحدة للمجموعة.
أسعار متفق عليها. السعر اللي يدفعه الفرع هو اللي اتفقتوا عليه، مب السعر اللي انقال لمن اتصل ذاك الصبح. وإذا الأسعار تختلف بين الفروع، ما أحد يعرف هذا اتفاق ولا غلطة.
مين يقدر يطلب. ناس محددين بأدوار. الطباخ يطلب. وكل طلب يبيّن مين سواه.
استلام بكل فرع. كل فرع يأكد شنو وصل فعلاً. بدون هذا الطلب مجرد أمنية والفاتورة هي السجل الوحيد.
رؤية. المجموعة تشوف مصروف كل فرع ولكل مورد وقت ما يصير، مب لما توصل الفواتير.
اللي عنده هذي الخمسة ركّز مشترياته، حتى لو كل فرع للحين يرسل طلباته بنفسه.
شنو يخرب في مجموعات قطر بدون هذي الضوابط؟
الطلبات بقروب واتساب لكل فرع، وبالاتصالات، وبالإيميل، وبالذاكرة. وصف لنا مشغّلون خمس أماكن ما تتفق: ذاكرة الشيف، وقروب واتساب، ودفتر الاستلام عند الباب الخلفي، وجدول على لابتوب واحد، وفاتورة المورد بعد ثلاث أسابيع. هذا كلام سمعناه من مشغّلين، مب دراسة مقاسة. وتنشر WRAP، وهي منظمة بريطانية معنية بالهدر الغذائي، إرشادات لقياس هدر الطعام والإبلاغ عنه في الضيافة والمطاعم تساعد الأنشطة تشوف وين التوفير. وللجرد الصحيح، اتبع خطوات جرد المخزون في المطعم.
وفيه مشكلتين ثانيتين. الموردين ما يقرون أوامر الشراء بالإيميل دايماً، لأنهم عايشين على الواتساب والاتصالات، فالطلب ينفقد وبعدين ينعاد. وقسم المشتريات غالباً ما يعرف كم باقي من ائتمانه عند المورد إلا لما المورد يوقف الحساب آخر الشهر.
شلون تبدأ تركّز المشتريات؟
ابدأ صغير وخلّ اللي يشتغل.
اكتب موردينك وأسعارك المتفق عليها. قائمة وحدة للمجموعة.
اختر النموذج لكل مجموعة منتجات. الطازج مباشرة، والجاف مركزي، والأكل المحضّر من المطبخ.
حدد مين يطلب بكل فرع.
انقل فرع واحد لتطبيق واحد وسجل واحد.
راجع الاستلام بعد أسبوعين. اللي وصل طابق اللي انطلب؟
Wady Central يبدأ بمطبخك وفرعين. وللمخزون اقرأ إدارة مخزون المطاعم. وللطلبات المتكررة اقرأ أوامر الشراء التلقائية. وعن الشات شوف واتساب أو Wady. ولو عندك فرع واحد، تقدر تبدأ بـنظام المشتريات المجاني.
شلون يساعدك Wady في مركزية المشتريات
شلون يدعم Wady كل نموذج؟
Wady عنده منتجين. نظام المشتريات (Purchase System) مجاني لكل بزنس وفرع. وWady Central مدفوع، للمجموعات اللي تشغّل كمان طلبات الفروع ومطبخ مركزي. Wady ما يغيّر موردينك: نفس الموردين، نفس الأسعار، نفس العلاقات. وWady مب Marketplace.
المشتري المركزي: نظام المشتريات. كل الماركات والفروع بحساب واحد، وكل فرع له عنوانه وجهة اتصاله. المشتري يبدّل الفرع بضغطة وحدة، ويطلب من قائمة موردين وحدة، وأسعارك المتفق عليها محمّلة جاهزة. كل طلب ينحفظ بأصنافه وكمياته وأسعاره، ويبيّن مين رسله.
الفروع تطلب مباشرة: نظام المشتريات. كل واحد له دخوله الخاص، وأدوار للإدارة والموظف والمساهم. المورد الواحد يخدم أكثر من فرع بنفس الوقت. والمجموعة تشوف كم صرف كل فرع، لكل مورد، نفس اليوم. والمورد اللي مب على Wady للحين، المشتري يضيفه بنفسه بمنتجاته وأسعاره، وأمر الشراء يوصله بالإيميل ونسختك عندك. الموردين ما يقرون الإيميل دايماً، فاطلب منهم ينضمون لـ Wady إذا تقدر.
مطبخ مركزي: Wady Central. الفروع تطلب من مطبخك من التطبيق. كل الطلب يطلع بورقة وحدة، حسب المنتج أو الفرع، ويبيّن بس اللي للحين مطلوب. المطبخ يشتري من أي مورد، على Wady أو لا، من مكان واحد، ويستلم بالتأكيد بدل الكتابة. وللتوصيل قوائم تجهيز معبّأة وسند تسليم يتوقّع، والفرع يأكد الوصول بنفس التطبيق. شوف طلبات الفروع والمشتريات والاستلام والتوصيل.
شنو ما يسويه Wady؟
خلنا واضحين بالحدود. نظام المشتريات يعطيك حساب واحد، وأدوار، وأسعار متفق عليها، وسجل لكل طلب. الموافقات وحدود الصرف والموردين المسموحين لكل فرع مب متوفرة حالياً. هي مخططة للمستقبل. وWady Central يشتغل جنب الـ POS والمحاسبة اللي عندك وما يبدّلهم. وإذا فروعك تطلب من موردين خارج Wady، هالموردين يوصلهم أمر الشراء بالإيميل، وهذي أضعف حلقة بأي مجموعة. والمخزون والوصفات والتكلفة في Wady Central المدفوع.
كلّم الفريق عن فروعك
راسل الفريق ونمشي معك على موردينك وفروعك بـ 20 دقيقة، ونشوف أي نموذج يناسبك. نظام المشتريات مجاني تبدأ فيه من order.wady.ai.
الأسئلة الشائعة
كل طلباتك من موردينك في مكان واحد، ومجاناً للأبد.
