جدول Excel أو برنامج لمخزون المطعم: متى يوقف Excel عن الشغل؟
بقلم أسعد الهاشمي، مؤسس ورئيس تنفيذي لـ Wady
جدول Excel لمخزون المطعم يمشي طول ما شخص واحد يدير مطبخ واحد والأسعار ما تتغير كثير. يوقف يشتغل لما يصير عندك أكثر من فرع أو مطبخ مركزي، أو لما تتغير أسعار الموردين، أو لما يمر خطأ كتابة وما أحد يلاحظه، أو لما يصير إقفال آخر الشهر ياخذ أيام. وقتها برنامج المخزون هو الأداة الأنسب.
في هالدليل: شنو لازم يكون في جدول مخزون زين، وخمس علامات تبيّن إنك كبرت على Excel، ومقارنة بين Excel وبرنامج المخزون، وشلون تنتقل بدون ما تخسر بياناتك.
أغلب المطابخ تبدأ عدّ المخزون من جدول.
الخلاصة
جدول المخزون الزين فيه تسعة أعمدة: الصنف، الوحدة، حجم العبوة، الحد المطلوب، الافتتاح، المستلم، الهدر، الإقفال وتكلفة الوحدة.
خمس علامات إنك كبرت على Excel: أكثر من فرع، مطبخ مركزي، تغيّر الأسعار، أخطاء كتابة، وإقفال شهر ياخذ أيام.
Excel مجاني ومرن. البرنامج يفوز لما يصير في الشغل ناس كثير وفروع كثير وأسعار تتحرك.
تقدر تنتقل للبرنامج بدون ما تخسر بياناتك: جدول التكلفة اللي عندك ينستورد زي ما هو، وتقدر تصدّر كل بياناتك أي يوم ببلاش.
شنو لازم يكون في جدول Excel زين لمخزون المطعم؟
إذا بتستخدم نموذج مخزون مطعم في Excel، خل لكل صنف صف واحد، وهالأعمدة التسعة:
العمود | شنو يحمل |
|---|---|
الصنف | اسم واحد لكل مكوّن، يتكتب بنفس الطريقة في كل مكان |
الوحدة | الوحدة اللي تعدّ فيها: كيلو، لتر، حبة، صينية |
حجم العبوة | كم تشيل العبوة الواحدة، عشان الكرتون يتحوّل لكيلو أو حبات |
الحد المطلوب (Par) | المستوى اللي تبيه على الرف، عشان تعرف متى تعيد الطلب |
الافتتاح | العدّ في بداية الفترة |
المستلم | كل اللي وصل خلال الفترة |
الهدر | اللي انرمى أو خرب أو طاح |
الإقفال | العدّ في نهاية الفترة |
تكلفة الوحدة | كم تكلّفك الوحدة الواحدة الحين |
لازم الجدول يقفل صح: الافتتاح، زائد المستلم، ناقص الهدر، ناقص المستخدم، يساوي الإقفال. وإذا زدت عمود للاستهلاك، يعطيك الرقم اللي تحتاجه لتكلفة الطعام. للطريقة شوف شلون تحسب تكلفة الطعام.
كم عادة تخلي الجدول أمين:
عدّ كل صنف بوحدة وحدة. التنقل بين الكيلو والغرام في نفس العمود هو بداية الأخطاء.
خل الخانة فاضية إذا ما عديت الصنف. الفاضي والصفر شيئين مختلفين.
نسخة رئيسية وحدة. نسختين من الملف تعني رقمين مختلفين.
عدّ في يوم ثابت. جرد أسبوعي في نفس اليوم يبيّن الاتجاه، والجرد العشوائي يبيّن ضجيج.
لخطوات العدّ شوف دليل جرد مخزون المطعم.
متى يوقف Excel عن الشغل في مخزون المطعم؟
Excel يمشي لمطبخ واحد، وقائمة أصناف قصيرة، وشخص واحد يعدّ، وأسعار تتحرك ببطء. هذي خمس علامات إنك كبرت عليه.
1. عندك أكثر من فرع
كل فرع يحتاج عدّه الخاص، وأحد لازم يدمج الملفات. كل دمج هو إعادة كتابة، وكل إعادة كتابة فرصة جديدة للغلط. وإذا فرعين يستخدمون نسختين من الجدول، ما أحد يقدر يقول أي نسخة الصح.
2. تدير مطبخ مركزي
المطبخ المركزي يرسل بضاعة للفروع. في الجدول، البضاعة اللي تطلع من المطبخ تختفي من صفحة، وممكن ما تظهر في صفحة ثانية. على الورق راحت، وفي الواقع ما أحد يدري وصلت لو لا. والإنتاج يضيف مشكلة ثانية: مكونات تطلع ومنتج جاهز يدخل، والجدول ما عنده طريقة سهلة يسجل الطرفين.
3. أسعارك تتغير
المورد يرفع سعر. عمود تكلفة الوحدة ما يدري. تكلفة وصفاتك تتحرك مع السعر، وتعرف لما توصلك الفواتير. الجدول حديث بقدر آخر شخص حدّث التكلفة.
4. أخطاء الكتابة تعدّي
جدول Excel يقبل أي شي تكتبه. مثال حقيقي من مجموعة مطاعم في قطر: 336 انكتبت 0.336. ما أحد سأل عنها وقتها، وكل تقرير بعدها طلع غلط بصمت. رقم واحد غلط ممكن يمشي شهر كامل، لأن الخانة ما تسألك "هالرقم غريب؟".
الملخص اليومي في Wady Central ينبّه على الأرقام الغريبة والمخزون تحت الصفر. شاشة مثال، مب أرقام عميل حقيقي.
5. إقفال الشهر ياخذ أيام
الافتتاح، زائد اللي دخل، ناقص اللي طلع، لازم يساوي الإقفال. لما ما يساويه، معرفة السبب ياخذ أيام، لأن الجواب موزّع بين ذاكرة الشيف وقروب واتساب ودفتر التسليم وجدول على لابتوب واحد وفاتورة توصل بعد أسابيع. إذا فحص مكوّن واحد ياخذ ساعات، الجدول ما عاد يوفّر لك وقت.
علامة وحدة تنبيه. علامتين أو أكثر معناها إن تكلفة الجدول صارت أعلى من تكلفة البرنامج.
Excel ولا برنامج مخزون للمطاعم: شنو الفرق؟
جدول Excel | برنامج المخزون | |
|---|---|---|
تكلفة البداية | مجاني، وممكن عندك أصلاً | اشتراك شهري لكل فرع أو مطبخ |
عدة فروع | ملفات منفصلة تندمج باليد | حساب واحد وكل الفروع فيه |
المطبخ المركزي والتحويلات | البضاعة تطلع من صفحة وممكن ما توصل صفحة ثانية | كل حركة تتسجّل وتتأكّد عند الطرف الثاني |
تغيّر الأسعار | يتحدّث باليد لما أحد يتذكّر | تكلفة الوصفات تتحرك لما يتحرك السعر |
أخطاء الكتابة | تنقبل بدون سؤال | الأرقام الغريبة تنسأل وقت كتابتها |
مين غيّر شنو | في الغالب مجهول | كل تعديل مؤرّخ وله سبب |
إقفال الشهر | أيام من الفحص | يتوازن لكل صنف |
الأنسب لـ | مطبخ صغير واحد وقائمة أصناف قصيرة | عدة فروع، مطبخ مركزي، أسعار تتحرك |
Excel يفوز بالتكلفة والمرونة. والبرنامج يفوز لما يصير أكثر من شخص يلمس الأرقام. ولنظرة أوسع على المتوفر في قطر، شوف أفضل برامج إدارة مخزون المطاعم في قطر، وللصورة الكاملة عن شلون تدير المجموعات مخزونها شوف إدارة مخزون المطاعم.
كل حركة مخزون في سجل واحد، بسببها ومستندها. شاشة مثال.
شلون تنتقل من Excel لبرنامج مخزون بدون ما تخسر بياناتك؟
ما تبدأ من الصفر. انتقل بخمس خطوات:
نظّف الجدول أول. اسم واحد لكل صنف، وحدة وحدة لكل صنف، بدون صفوف مكررة.
ابدأ بمطبخ واحد وفرعين. لا تحوّل المجموعة كلها من أول يوم.
حمّل قائمة أصنافك وجدول التكلفة. البرنامج الزين ياخذ الجدول اللي عندك، فشغلك اللي سويته ما يضيع.
عدّ مرة وحدة، وشغّل الاثنين جنب بعض فترة قصيرة. تأكّد إن إقفال البرنامج يطابق جدولك.
احتفظ بتصديرك. تأكّد إنك تقدر تسحب كل بياناتك أي يوم، عشان ما تنحبس.
خل نقطة البيع والمحاسبة زي ما هي. برنامج المخزون يشتغل جنبهم.
شلون يساعدك Wady في مخزون المطاعم
شنو يسوي Wady Central للمخزون؟
Wady Central هو منتج Wady المدفوع لمجموعات المطاعم والمطابخ المركزية وشركات التموين. يجمع المخزون والوصفات والمشتريات ومراقبة التكلفة في نظام واحد، فما شي ينكتب مرتين. يستخدمه أكثر من 100 نشاط تجاري في قطر، منهم Crave Holdings و OMC. وللمخزون يعطيك:
كل حركة في قائمة وحدة. ما شي يحرّك المخزون بدون سطر، وكل سطر معاه سببه والمستند اللي وراه.
جرد على الورق أو على الشاشة. الفاضي معناه ما انعدّ، والصفر بس معناه ما في شي. الفروقات تنراجع والأخطاء المحتملة أول شي.
الأرقام الغريبة تنسأل وقت كتابتها. الغلط اللي يحوّل 336 إلى 0.336 يتنبّه له.
تكلفة وصفات تبقى صحيحة. التكلفة تنحسب من جديد لما يتحرك السعر، وارتفاع الأسعار وانخفاضها يتبيّن عند التسليم.
إقفال شهر يتوازن لكل صنف.
جدول التكلفة عندك ينستورد زي ما هو. وتحتفظ بالشغل اللي سويته في Excel.
شوف جانب المخزون بالتفصيل في صفحة مخزون Wady Central.
شنو ما يسويه Wady؟
Wady Central ما عنده ربط مع نقطة البيع للحين. يشتغل جنب نقطة البيع اللي تستخدمها. وواجهته بالإنجليزي اليوم. الواجهة العربية والتطبيق للجوال مخططين لهم، مب موجودين الحين.
كم يكلّف، ولمين؟
الأسعار الحالية في صفحة الأسعار، ومن غير ضريبة قيمة مضافة في قطر. يناسب من كافيه واحد لين مجموعة فروع كبرت على جدولها. وتقدر تصدّر كل بياناتك أي يوم ببلاش.
أسئلة شائعة عن مخزون المطعم في Excel
في نموذج مخزون مطعم مجاني لـ Excel؟
إي، تقدر تسويه في دقايق بالأعمدة التسعة فوق: الصنف، الوحدة، حجم العبوة، الحد المطلوب، الافتتاح، المستلم، الهدر، الإقفال وتكلفة الوحدة. بداية زينة لمطبخ صغير واحد.
المطعم الصغير يقدر يظل على Excel؟
إي. إذا عندك مطبخ واحد وقائمة أصناف قصيرة وشخص واحد يعدّ، Excel خيار سليم. انتقل لما تلاقي علامتين أو أكثر من الخمس.
شنو أكبر خطر في استخدام Excel للمخزون؟
الأخطاء الصامتة. الجدول يقبل رقم غلط بدون سؤال، فغلطة وحدة ممكن تمشي في كل تقرير بعدها.
أخسر بياناتي إذا انتقلت لبرنامج؟
لا. جدول التكلفة ينستورد زي ما هو، وتقدر تصدّر كل بياناتك من Wady أي يوم ببلاش.
برنامج المخزون يبدّل نقطة البيع؟
لا. Wady Central يشتغل جنب نقطة البيع والمحاسبة عندك. وما عنده ربط مع نقطة البيع للحين.
جاهز تترك الجدول؟
إذا علامتين أو أكثر من الخمس تشبه وضعك، شوف شلون يتعامل Wady Central مع مخزونك على إعدادك الخاص. راسل الفريق ونمشّيك عليه. وللمزيد عن مخزون Wady Central.
مقالات ذات صلة
مخزون مطبخك ووصفاته وتكلفته، بأرقام من سجلات حقيقية.
